高校首家智能文件交换与跟踪系统在我校正式开

作者:航天科技

北航新闻网12月1日电11月28日下午,我校参加工业和信息化部办公厅主办的机要督办工作座谈会,工信部部机关各司局、部分在京部属单位、部属高校的相关部门领导参加了座谈,我校党政办公室主任赵罡主任代表我校做部属高校机要督办工作典型发言。

12月1日电2017年1月,高校首家智能文件交换与跟踪系统在我校正式开通运行。继一期投入使用后,党政办公室深化拓展功能、广泛征集需求,大力推进系统二期开发,现已完全实现我校机要管理的智能化、精细化、规范化。2017年11月,智能文件交换与跟踪系统正式投入使用,近期已与网络信息中心共同完成系统全部验收工作。

赵罡主任以“把握’工作定位’,做好’五种角色’,不断提升机要服务效能和工作水平”为题汇报了我校机要督办工作的实际情况、创新特色和未来工作设想。从“以文为本,做好文件资源的“开发利用者”,“创优创新,争做高校机要信息化建设的排头兵’”,“高效有序,做好推动落实的’督办员’”,“以评促建,做好保密服务的’防卫兵’”,“以人为本,做好文务工作的’牵头人’”等五种角色出发,系统的介绍了我校机要督办工作的职能定位。

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赵主任尤其对我校打造的全国高校首家智能文件交换系统做了详细介绍,该系统在上级部门及学校领导的大力支持下,自2016年始建现已完成二期建设开发,现已完全能够实现与上级单位文件交换信息的互通互联,实现校内机要业务的自助式办理及智能运转,实现全校公文大数据分析与统计,实现机要公文实时督办功能,实现机要安全保密管理的一体化建设。目前国内多家高校已来我校进行学习交流。

智能文件交换系统二期建设重点实现了以下五大方面突破。

座谈会上工信部信息通信管理局、装备工业司等相关部门领导也分别就机要督办的特色工作做了专项汇报。

1.实现全业务、全部门覆盖。充分依托我校牵头研发的智能机要管理软件及智能文件交换硬件系统,实现全校机要全流程线上线下联动,实现全校各单位的机要业务全覆盖。

在座谈讨论中我校的机要督办工作得到工信部办公厅相关部门领导很大关注,工信部办公厅张洪远副主任尤其对我校创新研发的智能文件交换与跟踪系统给予极大肯定,肯定我校能够结合自身管理特色,积极探索机要督办工作新模式的创新式管理,对行业内单位的机要信息化建设具有很强的借鉴和指导意义。

www.3522.com,2.实现自助查询平台建设。文件使用单位可利用权限自助式查询本单位机要公文运转及办理情况,同时实现机要交换业务的自助式办理,极大提高文件使用单位的用户体验感,缩短办事流程。

在今后的工作中,党政办公室会进一步提高机要工作的高标准建设水平,强化机要工作规范化与专业化,形成全校文务工作人员培训成长的长效机制,力争为我校建设扎根中国大地的世界一流大学提供一流的机要服务保障。

3.实现公文大数据分析与统计。通过对该系统流转机要公文分类、分量、分时、分人的数据收集,进一步挖掘公文数据的研究性和可操性,实现数据的多维度、可交叉、灵活式的定制数据整合分析,对学校科学决策发挥积极的参谋助手作用。

4.实现机要公文实时督办功能。利用智能短信提醒的功能设计,结合公文流转时间节点的“一、三、七”机制,督办机要公文的流转情况及承办事项办结情况。

5.有效保障机要管理的安全可靠性。二期建设中进一步强化系统的安全稳定性,同时结合我校安全保密业务工作特殊性,加强用技术手段消除潜在管理隐患,进一步提高特殊类机要公文的安全性。

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作为首家使用智能文件交换与跟踪系统的高校,我校积极探索新形式、新媒介下机要公文高效、稳定、安全运转的新模式。目前已有多家高校前来调研学习,我校也将作为典型单位赴工信部办公厅做机要公文信息化管理的经验分享。党政办公室会进一步提高机要工作的高标准建设,强化机要工作规范化与专业化,形成全校文务工作人员培训成长的长效机制,力争为我校建设扎根中国大地的世界一流大学提供一流的机要服务保障。

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